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【導入事例】キッズブレア株式会社、保育ICT「はいチーズ!システム」を導入し、計8園、約8割の職員が1週間でシステムに慣れ「使いやすい!」と評価

■「はいチーズ!システム」導入での成果事例

□キッズブレア株式会社が「はいチーズ!システム」を導入した背景 

キッズブレア株式会社は現在、東京・千葉・神奈川にて私立保育園計8園を運営しています。
2021年までは、連絡帳や保育日誌、勤怠管理などほとんどの書類業務が手書きで行われていました。
導入を進めた森本氏はエリアマネージャーとして全8園を統括しています。森本氏が課題に感じていたことは、全園の書類のまとめでした。紙で出力されファイリングされていた書類を、時には各園に書類を取りに行く必要があったため、収集に時間がかかり、一番遠い園への書類引き取りには往復4時間の時間が取られていました。またコロナ禍のため、各園へ訪問しづらく長い時間居られない状況でした。

□「はいチーズ!システム」導入の決め手 

「はいチーズ!システム」導入の決め手は「費用」「内容(機能)」「使いやすさ」「職員に教えやすい」の4点でした。
まず、「はいチーズ!システム」は初期費用、月額料金が無料である点が決め手のひとつでした。補助金についてすべての自治体を調べましたが1つの市以外は補助金がない状況でした。システム導入について全ての費用を計算すると1園あたり数十万円とかかるため、「はいチーズ!システム」の無料プランは料金面で大きな決め手となりました。
「内容(機能)」については、“どれだけ多くの業務が書類から開放されるか”という点で検討しました。「はいチーズ!システム」は30種類以上の機能があり、これまでの手書き書類作成からシステムに移行できる項目と削減可能時間を検討し、「はいチーズ!システム」を選びました。
また、はいチーズ!システムは「使いやすい」という点も決め手でした。20代から60代までどの年代層の職員も“直観的にわかるシステム”という点で3社ほど比較したところ、「はいチーズ!システム」が一番わかりやすいシステムでした。
今回は「職員に教えやすい」点についても重視しました。導入時には森本氏がご自身で全8園を訪問し職員にシステムの使い方を教える予定だったためです。

□「はいチーズ!システム」導入の成果

●エリアマネージャーとして、計8園の書類収集時間が大幅に削減

これまでは紙で出力管理されていた各園の書類を取りまとめるために数日必要でしたが、はいチーズ!システム導入後は、いつでもどこでも各園のデータをパソコンで確認できるため、事務作業時間が大幅に削減されました。

●連絡帳や保育日誌にかかる時間を約半分に削減し、保育士の休憩時間を確保

これまで連絡帳や日誌業務が業務時間に終わらず、職員は自身の休憩時間も使って対応することもありました。システム導入で対応時間が短縮されたため休憩時間はきちんと休憩として確保できるようになり、職員の働く環境が改善されました。

●持ち帰り残業がゼロに

導入前は、時々業務時間中に終わらなかった作業を持ち帰りすることもありましたが、導入後は書類作業時間が削減され、その削減された時間帯で制作作業ができるようになり、すべてが業務時間内で終わるようになりました。

●保護者の満足度が向上

保護者からは「お休み連絡など朝の忙しい時間帯に電話しなくて済むようになった」「連絡帳は家族で見られるため、コロナ禍で会えないおじいちゃん、おばあちゃんと園での成長の様子を共有できるようになった」など、時間効率化と家族間コミュニケーションなどで満足の声をいただくようになりました。

□キッズブレア株式会社 福祉事業部エリアマネージャー 兼 武蔵中原第二園 園長 森本 斎氏のコメント

キッズブレア株式会社ではすべての書類が手書きで行われていました。私は2022年1月に入社後、エリアマネージャーとして8園すべての書類を集めることに苦労していたところ、「はいチーズ!システム」導入により各園に行かずともパソコン一台で、どの場所にいても、全園すべてのデータをリアルタイムで見られるようになり本当に助かりました。

(ぶれあ保育園計8園の勤怠管理や日誌などを確認する森本氏)

導入を開始したのは2月で、現場の職員からは様々な不安や不満の声がありました。私自身が前職で「はいチーズ!システム」を利用していたこともあり、保育園でのICTシステム導入の利便性は熟知していたため、現場の不安や不満の声にはひとつひとつ「必ず楽になるときがきますから」と説明し続けました。
結果として、導入後1週間でほとんどの職員がシステムに慣れ、残業時間が大きく削減されました。特に連絡帳や保育日誌にかかる時間が減りました。これまで連絡帳記入には午睡中の時間だけでは足りず休憩時間中にも記入していましたが、システム導入後は連絡帳記入の時間は半分以下に削減され、職員が休憩時間をしっかり取れるようになりました。そして削減された時間を子どもたちとしっかり向き合う保育の時間に回せるようになりました。

保護者の方からも「手書きの時は大変でしたが、今は家以外でも(スマホでも)連絡帳を書けるようになって楽になりました」「家族がいつでも連絡帳を見られるようになり、お迎えに行けなくても子どもの園での様子がわかるようになりました」など満足のご意見をいただくようになりました。

現場の職員からは、「家で仕事のことを考えず開放されるようになった!」という満足の声もありました。

ICTシステムは今のところ職員採用の面での寄与も大きいと思います。若い世代を中心にICTシステムは“当たり前”になっていると感じるからです。保護者についても、近い将来保護者が園を選ぶようになると“手書きの方が良い”という層はニッチな層になるのではないかと思います。
キッズブレアはこれからもICTシステムで職員の事務作業と残業時間を削減し、子どもたちと向き合う保育の時間をさらに増やしていきたいと考えています。
(※インタビュー内容は2022年6月時点のものです)

□キッズブレア株式会社 導入概要

■キッズブレア株式会社
・住所  :東京都目黒区東山1-7-8 
・代表者名:大澤 裕介
・社員数 :社員97名パート23名
(2022年6月時点)
・保育施設種別:認可保育所(8園)
・導入時期:2022年2月より導入

写真:ぶれあ保育園・武蔵中原第二園

■社会的背景

■保育施設ニーズの高まりと保育士不足

ジェンダー平等や、労働力不足など様々な社会課題がある中で、時代の変化により、女性が働くことが当たり前となっています。女性の就業率の上昇により共働き世帯は増加し、保育施設のニーズは急速に高まっています。
一方で、保育士・保育教諭の不足が全国的な問題とされ、令和3年4月時点で、全国の保育士有効求人倍率は約2.04倍となっています。全職平均(約1.04倍)に比べると依然高い水準で推移していることが分かります。(※1)
※1:「保育士有効求人倍率」(厚生労働省) https://www.mhlw.go.jp/content/R2.11..pdf

 

■ICT等の活用による業務効率化と業務改善の推進

これまで各国に遅れを取っていた行政のデジタル化を一本化して推進するための省庁として「デジタル庁」の創設が報道されていますが、ICT化推進の重要性は保育や学校の場においても例外では有りません。一般的な企業では保育業界と比べると業務中のITの利用は多くみられます。働く女性が増えITの利用が身近になっていることから、保護者のデジタル化が急激に進んでいると考えられます。
厚生労働省は「保育士」という職業や、働く場所としての保育所の魅力向上とその発信方法などを検討するため2020年2月から「保育の現場・職業の魅力向上検討会」を実施しており、2020年9月30日に発表された報告書(※2)においても、ICTの活用が不可欠と明記されています。厚生労働省では、保育所等におけるICT化推進を目的として、保育の周辺業務や補助業務に係るICT等を活用した業務システムを新たに導入する場合、費用の一部を補助する事業を行っています。
※2:「保育の現場・職業の魅力向上に関する報告書」(厚生労働省) https://www.mhlw.go.jp/content/11907000/000677595.pdf

■「はいチーズ!システム」とは

はいチーズ!システム(https://hoiku-ict.com)は、保育者の業務負荷の削減を実現し、保育者の働き方改革の推進を目的とし、30以上の機能を無償で提供する業界初の園業務支援システム※です。保育業界では記録作業のほとんどが「手書き」で行われるアナログなコミュニケーションが多く、属人的ゆえに発生するミスを防止し、保育業務の効率化、残業削減や保育士の離職防止に寄与します。
優れたベビーテック商品を表彰するBaby Tech® Award Japan 2021のICT部門において大賞を受賞しました。
※お申込みには条件があります

【「はいチーズ!システム」機能(抜粋)】
登降園管理
– 登降園管理機能
– 出席簿機能
– 保育スケジュール機能
– 延長保育料計算機能
– 請求書発行機能

指導案・要録作成
– 年間指導計画管理機能
– 月案・週案・日案管理機能
– 保育日誌管理機能
– ヒヤリハット・事故報告書機能
– 児童保育要録機能
– 園日誌作成機能

保護者連絡
– 連絡帳(出欠連絡/お知らせ配信/保育予定/食事/検温・排泄/睡眠時間/身体測定/行事)
– 保護者へのメール一括送信機能
– アンケート機能

健康管理・午睡チェック
– 健康チェック機能(検温/健康状態/排泄)
– 午睡チェック機能
– アレルギー確認機能
– 身体測定機能
– 発達記録機能
– 検食簿機能

勤怠管理
– 出退勤管理機能
– シフト管理機能

その他
– ドキュメンテーション
– 連絡ボード
– 児童情報管理機能
– 家族情報管理機能
– 従業員情報管理機能
– 保育所情報管理機能
– 個人記録管理機能
– アクセス制限設定機能

 

 

【会社概要】
保育ICT株式会社
代表取締役:堀誉克
本社:東京都千代田区大手町一丁目3番2号 経団連会館13F
設立:2016年8月
TEL:050-1745-2953
事業内容:保育業務支援システムの企画、開発、販売、運営
URL:https://hoiku-ict.co.jp

【会社概要】
千株式会社
代表取締役社長:千葉伸明
本社 :東京都千代田区大手町一丁目3番2号 経団連会館13F
設立 :2004年10月
TEL :03-6266-6662
HP :https://sencorp.co.jp

事業内容:SaaS型総合保育テックサービス「はいチーズ!」事業
・インターネット写真販売サービス「はいチーズ!フォト」(https://info.8122.jp
– カメラマン撮影プラン
– 先生撮影プラン
– 写真館撮影プラン
・保育業務ICTサービス「はいチーズ!システム」(https://hoiku-ict.com
・給食食育サービス「はいチーズ!×ベジリンク」(https://vege-link.com/shokuiku/
・アルバム制作サービス「はいチーズ!アルバム」(https://album.8122.jp
・動画サービス「はいチーズ!ムービー」(https://enchannel.jp
– 動画配信プラットフォーム
– イベント動画撮影
– PR動画制作・編集

「はいチーズ!」は、千株式会社の登録商標です。

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