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【成功事例】株式会社ZEROが、保育ICT「はいチーズ!システム」を導入。一日約2時間の業務短縮で書類作成に要する残業0、同時にSDGsの取り組みの強化も実現

ICTで保育士の働き方改革や保育業界のDXを推進し、子どもの幸せをつくることを目指す千株式会社(本社:東京都千代田区、代表取締役社長 千葉伸明、以下 当社)は、株式会社ZERO(本社:東京都新宿区、代表取締役社長 金光 玳弘)が運営する企業主導型保育事業のZERO Nurseryが、当社が展開する保育ICTシステム「はいチーズ!システム」の導入により、一日に約2時間程度の業務時間を短縮し、書類作成に要する残業時間を0にすることができ、同時にSDGsの取り組みの強化も実現できた事例を公開いたします。

当社は、『はいチーズ!システム』の提供を通じて、株式会社ZEROの園児管理業務、園運営業務の効率化を支援するとともに、保育士と保護者のコミュニケーション方法の整備、更に業務効率化により生み出された時間で、保育士が園児と向き合う時間の創出、保育士のエンゲージメント向上への取り組みに集中できる環境づくりを支援しております。この度、株式会社ZEROで当初の目標を達成し、業務効率化・コミュニケーション活性化の成果をあげたことをお知らせします。

株式会社ZEROは、2019年5月より同社が運営する保育施設ZERO Nurseryにおいて保育ICTシステム『はいチーズ!システム』の導入を開始。これまで園児の登降園と職員の出退勤の時間管理は、手書きで記録し手作業で計算していましたが、「登降園管理」「勤怠管理」機能の利用で、PC・タブレットでの打刻が可能となり、集計も自動計算されるため保育士の業務負担軽減を実現しました。また、「保護者連絡」機能では園と保護者と子どもを繋ぐコミュニケーションツールとして活用され保護者の満足度が向上し、同時に『はいチーズ!システム』の活用でペーパーレス化でSDGsへの貢献も図ることができました。

株式会社ZERO ZERO Nursery 導入事例   

導入の背景

ZERO Nurseryの運営会社である株式会社ZEROは、ITフリーランスの人材支援を行うIT企業として、登降園管理・勤怠管理・お知らせなどの資料作成・保育日誌・指導案などにおいて全て手書きで行っているなど保育業界の業務のアナログな側面に課題を感じており、運営する園でもSDGsの観点から、ペーパーレス化を行いデジタルへ移行したいと考えていました。
そこで、園のデジタル化と、保育園側の業務負担軽減、保護者の満足度向上を目的に、保育ICTシステムの導入を決定。小規模園にも対応している点、希望する機能が備わっている点でZERO Nurseryに最適と考え、『はいチーズ!システム』の導入に至りました。

成果のポイント

■業務効率化で一日約2時間の業務時間短縮・書類作成に要する残業0を実現

現在主に使用している機能の中で「登降園管理」「指導案・要録作成」「勤怠管理」について特に業務効率化され、一日2時間程の業務時間短縮を図ることができました。

これまでは、登園降園の記録や勤怠記録を全て手書きで行い、その都度計算し管理する作業を行っていましたが、一度システムで入力すると自動で計算、データが連携されるため、作業時間が大幅に軽減されました。導入前は、保育士の残業が1〜2時間程度発生することもありましたが、現在は書類作成に要する残業0を実現することができています。

■保護者と保育士のコミュニケーションが活性化、保護者の満足度向上に繋がる

「保護者連絡」の機能における、児童の様子を記入する業務時間について、これまでと変わらない対応時間で、今までよりも入力できる量が増加。また写真も添付可能なため、日々の子どもの成長の様子や給食の内容など詳細に伝えることができるようになり、保護者の満足度向上に繋がりました。

また、保護者が迎えに来る前に連絡帳を送付するため、当日の様子を保護者が事前に知れるようになったことで、お迎えの際に連絡帳をきっかけにコミュニケーションの密度が高まり活性化する結果となっています。

■ペーパーレス化でSDGsへの貢献

これまで、お知らせや監査の資料など印刷が必要な書類が多数ありましたが、システムの導入で印刷が不要になり、ペーパーレス化を実現できたことで環境配慮も実現することができました。また、園内にはコピー機をおいていなかったため、作業の手間も大きく削減することができました。

株式会社ZERO ZERO Nursery 副園長 藤野万紀子氏のコメント

運営会社の株式会社ZEROはIT企業であることもあり、保育園のアナログな部分には課題感を感じており、兼ねてよりZERO Nurseryもデジタル化していきたいと考えていました。当園は園児数が定員12名の小規模園のため、適したシステムを探す中で、小規模園に対応していること、保育に必要となる週案・月案などの書類作成がシステム上でできるかやこれまでの業務内容と照らし合わせてスムーズに導入ができそうであることを理由に、『はいチーズ!システム』の導入を決めました。
『はいチーズ!システム』を導入したことにより、業務をデジタル化しペーパーレス化、業務効率化を図ることができたと感じています。
例えば、「登降園管理」や「勤怠管理」は、これまでは手書きで記入したものを手作業で計算し、書類を作成してという手間がかかるものでした。『はいチーズ!システム』では一度入力すれば全て自動で計算されるので、一日の作業時間を何時間も削減することができています。更に、監査の書類準備も、データが連携しているため非常に効率的に作成できるようになりました。これまで、一日あたり1〜2時間程度の残業が発生することもありましたが、現在は書類作成のために残業することはなくなりました。
また、「連絡帳」の機能を有効活用することで保護者と保育士とのコミュニケーションがより密になりました。これまでと同じ作業時間でもより詳細な内容で多くの情報を伝えることができており、保護者からも「連絡帳の内容が詳細になった」と喜んでいただいています。また、保護者が迎えに来るより前に連絡帳を送付するため、事前に連絡帳を読んできた保護者から声をかけられることも多く、お迎えの際のコミュニケーションがより活発になりました。当日の様子をその場で話せるきっかけになるので、保護者と保育士の信頼関係構築にも役立っています。園として掲げる、丁寧に個人と向き合い保育を行っていきたいという想いを形にすることができ、保育の質の向上に繋がったことを成果と感じています。
今後、個別配信機能なども開発が検討されているということで、より一層子ども一人一人に合わせた対応ができるようになることを期待しています。
(※インタビュー内容は2021年11月時点のものです)

株式会社ZERO ZERO Nursery 導入概要

■株式会社ZERO ZERO Nursery
住所:東京都新宿区若松町15-8 モアリッシェル東新宿1F
保育施設種別:認可外保育所(企業主導型保育事業)
代表者名:金光 玳弘
職員数 :10名(2021年12月時点)
園児数 :定員12名
導入時期:2019年5月より導入

社会的背景

■保育施設ニーズの高まりと保育士不足

ジェンダー平等や、労働力不足など様々な社会課題がある中で、時代の変化により、女性が働くことが当たり前となっている現代。女性の就業率の上昇により共働き世帯は増加し、保育施設のニーズは急速に高まっています。

一方で、保育士・保育教諭の不足が全国的な問題とされ、令和3年4月時点で、全国の保育士有効求人倍率は約2.04倍。全職平均(約1.04倍)に比べると依然高い水準で推移している。(※1)

※1:「保育士有効求人倍率」(厚生労働省)

 

■ICT等の活用による業務効率化と業務改善の推進

これまで各国に遅れを取っていた行政のデジタル化を一本化して推進するための省庁として「デジタル庁」の創設が報道されていますが、ICT化推進の重要性は保育や学校の場においても例外では有りません。厚生労働省は「保育士」という職業や、働く場所としての保育所の魅力向上とその発信方法などを検討するため2020年2月から「保育の現場・職業の魅力向上検討会」を実施しており、2020年9月30日に発表された報告書(※2)においても、ICTの活用が不可欠と明記されている。厚生労働省では、保育所等におけるICT化推進を目的として、保育の周辺業務や補助業務に係るICT等を活用した業務システムを新たに導入する場合、費用の一部を補助する事業を行っている。

※2:「保育の現場・職業の魅力向上に関する報告書」(厚生労働省)

「はいチーズ!システム」とは

はいチーズ!システム(https://hoiku-ict.com)は、保育者の業務負荷の削減を実現し、保育者の働き方改革の推進を目的とし、30以上の機能を無償で提供する業界初の園業務支援システム※です。保育業界では記録作業のほとんどが「手書き」で行われるアナログなコミュニケーションが多く、属人的ゆえに発生するミスを防止し、保育業務の効率化、残業削減や保育士の離職防止に寄与します。
優れたベビーテック商品を表彰するBaby Tech® Award Japan 2021のICT部門において大賞を受賞しました。
※お申込みには条件があります

 

【「はいチーズ!システム」機能(抜粋)】

登降園管理
 - 登降園管理機能
 - 出席簿機能
 - 保育スケジュール機能
 - 延長保育料計算機能
 - 請求書発行機能

指導案・要録作成
 - 年間指導計画管理機能
 - 月案・週案・日案管理機能
 - 保育日誌管理機能
 - ヒヤリハット・事故報告書機能
 - 児童保育要録機能
 - 園日誌作成機能

保護者連絡
 - 連絡帳(出欠連絡/お知らせ配信/保育予定/食事/検温・排泄/睡眠時間/身体測定/行事)
 - 保護者へのメール一括送信機能
 - アンケート機能


健康管理・午睡チェック
 - 健康チェック機能(検温/健康状態/排泄)
 - 午睡チェック機能
 - アレルギー確認機能
 - 身体測定機能
 - 発達記録機能
 - 検食簿機能

勤怠管理
 - 出退勤管理機能
 - シフト管理機能

その他
 - ドキュメンテーション
 - 連絡ボード
 - 児童情報管理機能
 - 家族情報管理機能
 - 従業員情報管理機能
 - 保育所情報管理機能
 - 個人記録管理機能
 - アクセス制限設定機能

【会社概要】
千株式会社
代表取締役社長:千葉伸明
本社:東京都千代田区大手町一丁目3番2号 経団連会館13F
設立:2004年10月
TEL:03-6266-6662
HP:https://sencorp.co.jp

事業内容 :SaaS型総合保育テックサービス「はいチーズ!」事業
・インターネット写真販売サービス「はいチーズ!フォト」(https://info.8122.jp
– カメラマン撮影プラン
– 先生撮影プラン
– 写真館撮影プラン
・保育業務ICTサービス「はいチーズ!システム」(https://hoiku-ict.com
・給食食育サービス「はいチーズ!×ベジリンク」(https://vege-link.com/shokuiku/
・アルバム制作サービス「はいチーズ!アルバム」(https://album.8122.jp
・動画サービス「はいチーズ!ムービー」(https://enchannel.jp
– 動画配信プラットフォーム
– イベント動画撮影
– PR動画制作・編集

「はいチーズ!」は、千株式会社の登録商標です。

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